Digitala verktyg för distansarbete
Är det digital närvaro för hela slanten hos dig med just nu? Men visst verkar det ändå gå bra för många att “cobba” (jobba hemifrån på grund av Corona) och mycket tack vare de digitala verktygen. I grannhuset eller andra sidan jorden – spelar liksom ingen roll. Visst, det kan kännas lite trist att inte vara på plats på kontoret. Man missar kollegan till högers dåliga skämt och i stället för en balja slår man nu på två koppar kaffe. Men varför inte ta fikarast samtidigt och snacka lite? Digitala middagar läste vi om också, som verkar ha blivit en grej nu. Och om du är frisk: ta dig till en restaurang eller ett fik för take away? Vissa erbjuder även utkörning. Nu hjälper vi varandra och hamnar på rätt köl igen. För vi har bestämt oss, och detta fortfarande med full respekt för den rådande situationen och riktlinjerna för att minska smittspridningen, att fortsätta vår verksamhet med en positiv och hjälpsam ton.
Och hur ser vi till så att det blir “business as usual”? När både du och internetuppkoppling är på plats, och givetvis hörlurarna och kaffet, så finns det finns en rad olika digitala verktyg att välja och vraka mellan. Fram till dess att vardagen rullar igång i en mer vanlig ordning så föredrar och rekommenderar vi några:
Måndag alla dagar
Monday har hängt med oss länge och ser till att få saker gjorda. Där samlar vi projekt och skapar olika listor som blir till visuella presentationer av arbetsläget. Dessa utgår vi ifrån, bland annat vid interna avstämningar. Vi ser vad varje medarbetare har på sitt bord (och så kan vi sätta finurliga statusar för olika uppdragen, till exempel “Brinner” eller “Allt lugnt”). Det hjälper oss själva och våra kollegor att ta tempen på vår business. I Monday kan du alltså hantera projekt, uppgifter och arbetsflöden. Det finns funktioner som är enkla att använda så som time tracking och ekonomiuträkningar. Flexibelt, och väldigt användbart för oss. Du kan skapa kommentarer och liknande, men för det använder vi oftast andra kanaler, till exempel Slack.
“Slack” sa ni?
Jajamän, denna enkla chattlösning som du antingen kör via datorn eller har direkt i fickan via mobilen. Till skillnad från Monday är det en rätt ny plattform vi testar men hittills fungerar den grymt bra. Där sköter vi kommunikation i olika “kunduppdragstrådar” och har konversationer snabbt och smidigt i både i grupp och enskilt. Delar i Slack är ännu outforskade och mestadels kör vi chattkonversationer där, men kvaliteten på telefonsamtalen är bra.
G Suite – allt du behöver i ett paket
Nu ni. G Suite. Google marknadsför själva denna supertjänst som “allt du behöver i ett paket”. Du når kollegorna, kommunicerar och delar kalendrar, chattar och har möten. Du kan spara dokument, skapa formulär och presentationer.
I paketet ingår bland annat Gmail. I denna gamla hederliga mejlkorg hamnar meddelandet om du hör av dig till oss. Och så finns Google Docs, där vi producerar dokument (främst Wordfiler) och delar med varandra. Allt ifrån mötesanteckningar och offertunderlag till nya blogginlägg. Här finns också Hangouts, räddaren i nöden för morgonavstämningarna. Vi ringer, delar skärmar och ser även varandra… om morgonfrillan är kammad… annars går det bra utan videofunktionen också.
Du kan använda G Suite i webbläsaren eller via en app. Du blir antingen inbjuden av en mötesarrangör eller ringer in till ett nummer med kod. Nu i Coronatider: Google bjuder på vissa premiumfunktioner.
Dropbox
I detta enorma workspace samlar vi teamets jobb. Från färdiga produkter för leverans till skisser och annat underlag vi får. Dropbox är ett bra ställe när du enkelt vill bjuda in andra för att dela underlag som till exempel bilder.
Hemsidan och sociala medier förstås
… sedan fortsätter vi kommunicera i våra fönster utåt förstås. Hemsidan och även våra sociala medier. Följer du oss på Facebook, LinkedIn och Instagram? Där delar vi med oss av tips, uppdateringar från vardagen och andra roliga saker.
Värt att nämna: Det finns vissa funktioner och appar som många redan använder. Messenger, Facetime och Whatsapp för att nämna några. Kanske du redan provat?
Förresten, behöver du hjälp med att vara effektiv?
Har du hört talas om Pomodorometoden, som fått ett extra uppsving nu? Googla annars! I korta drag går det ut på att vara effektiv med hjälp av pauser och tydliga mål. Bestäm först vad du vill uppnå (skriv helst ned det i en lista) och planera sedan in regelbundna pauser. Skapa struktur och var noggrann med återhämtning. Testa till exempel att sätta en timer på 25 minuter och pausa sedan fem. Upprepa tills det är dags att ta en längre paus för att till exempel käka något. Utvärdera därefter. Hur gick det? Passar tidsintervallerna dig?
Så slutligen vill vi, precis som vi sett andra göra nu, också tipsa om certifikaten som Google har. Passa på att ta dem nu. Kanske finns tid över att göra något ideellt med? Take care!
